会社の資料をAIに渡す前に、確かめたいこと

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結論

AIに会社の資料を渡すときは、「便利か」だけでなく「渡した後にどう扱われるか」も大切です。企業向けAIをめぐる3社の発表から、確認したいポイントが見えてきます。

読者への影響

例えば、会議の資料をAIに要約してもらう場面。同じように要約できても、資料の保存先や、AIができる作業はサービスによって違います。

今日の一手

使っているAIを一つ選び、「資料はどこに、いつまで残るか」を調べてメモしましょう。

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ニュース概要

AI開発企業のMistralは9月10日、企業のデータ管理を支えるClouderaとの提携を発表しました。Claudeを作るAnthropicとMicrosoftも9月1日、企業がAIを管理する仕組みや考え方を示しています。

3社は、何が違う？

見るポイントは「動かす場所」「使った記録」「任せる作業」の3つです。

- Mistralは「AIをどこで動かすか」。会社が選んだネット上の設備や社内設備でAIを使う構想です。目的は、自社の資料やAIを、会社自身で管理できるようにすることです。 - Anthropicは「AIをどう使ったかの記録」。不正利用を見つけるための記録を、利用企業が管理するネット上の保管場所（クラウド）に置き、問題が見つかれば企業側が確認します。目的は、情報を自分たちで管理しながら、不正利用にも気づけるようにすることです。 - Microsoftは「AIにどこまで作業を任せるか」。使ってよい道具を決め、AIの操作を見守り、必要なら人が介入する考え方です。目的は、AIを許可した範囲で働かせることです。

何が変わるのか

3社とも、AIを使い始めた後の管理を重視しています。ただし、同じ資料保管サービスを比べているわけではありません。AIを選ぶときは、保存先だけでなく、使った記録や任せる作業も確認するとよさそうです。これは発表をもとにしたW.coの整理です。

実務ではどう使えるか

まず、利用中のAIの公式サイトで、資料の保存についての説明を開きます。確認するのは「保存先」「保存期間」「管理する会社」の3つ。書かれていない項目は「分からない」と残します。

私ならこう使う

私なら、公開されている説明文だけをAIに渡し、「この3項目を、根拠の文と一緒に短くまとめて」と頼みます。最後に自分で原文を読み、資料を渡してよいかは社内の担当者に確認します。今回の新しい仕組みを試した体験談ではありません。

注意事項

Anthropicの仕組みは今秋後半から順次提供予定で、AI本体を社内で動かすものではありません。Microsoftの今回の報告では、資料の保存先や保存期間は分かりません。各施策の日本での料金や利用開始日も未確認です。

10分で試す

一つだけ実行する手順

- 3分：使っているAIの公式サイトで、資料の保存についての説明を探す。 - 4分：保存先・保存期間・管理する会社を、一枚にメモする。 - 3分：メモと元の説明を見比べる。「学習に使わない」と「保存しない」は別なので、混ぜない。

結果の確認方法

メモに書いた内容の根拠が、元の説明にあれば完了です。分からない点が残っても、担当者に何を聞けばよいかが分かります。

元に戻す方法・中止条件

説明が見つからなければ、そこで止めます。確認のために会社の資料を試しに入力する必要はありません。

事実と分析の区別

3社の説明は公式発表に基づきます。確認用のメモを作る方法はW.coの提案です。